Una política de uso de inteligencia artificial dice qué herramientas están autorizadas, con qué cuenta (la de la empresa, nunca la personal), qué información se puede usar y cuál nunca, quién revisa lo que la IA produce y qué pasa si alguien no la cumple.
Cabe en dos páginas y conviene sacarla antes de que el uso se extienda, no después. La armamos con la gerencia como parte del taller de IA para empresas.
Por dos razones. La primera: en las versiones personales, el proveedor puede usar las conversaciones para mejorar sus modelos salvo que la persona lo desactive, mientras que los planes de empresa (ChatGPT Business, antes Team, o Enterprise; Claude Team o Enterprise; Microsoft 365 Copilot) no entrenan con sus datos. La segunda: el historial de una cuenta personal es de la persona, así que cuando se va de la empresa, la información se va con ella.
El detalle de qué garantiza cada plan está en nuestra comparación de Claude, ChatGPT, Copilot y Gemini.
Para la mayoría de las empresas alcanza con cuatro niveles:
| Tipo | Ejemplos | ¿Se puede usar con IA? |
|---|---|---|
| Pública | Lo que está en el sitio web, catálogos, comunicados. | Sí, en cualquier herramienta autorizada. |
| Interna | Procedimientos, actas, reportes de gestión. | Sí, solo con cuenta de empresa. |
| Confidencial | Estados financieros, precios de compra, estrategia, contratos. | Solo en herramientas de empresa aprobadas para eso, y con criterio. |
| Restringida | Datos personales, salud, planillas, información de terceros bajo confidencialidad. | No, salvo una herramienta aprobada específicamente y con base legal. |
En Costa Rica, los datos personales están protegidos por la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales: tratarlos con una herramienta externa requiere la misma base legal y el mismo cuidado que cualquier otro tratamiento.
Prohibirlo suele llevar el uso a cuentas personales, que es lo más riesgoso. Funciona mejor autorizar una herramienta con cuenta de empresa y decir con claridad qué información se puede usar.
La gerencia general, con TI y quien lleve lo legal o de cumplimiento. Recursos humanos la incorpora a las reglas internas.
Un borrador se puede tener en una sesión de trabajo con la gerencia; lo que toma más es acordar la clasificación de la información y presentarla al personal.
Armamos la política con su gerencia y la presentamos al equipo con ejemplos de su empresa. La primera llamada no tiene costo.