Casi siempre el inventario no cuadra porque hay movimientos que pasan en la bodega y no quedan registrados en el sistema en el momento en que pasan: salidas sin documento, traslados que se registran días después, averías y vencidos que nadie da de baja, y conteos que se ajustan sin averiguar la causa.
Para encontrar en qué punto se descuadra hay que registrar cada movimiento con quién lo hizo, cuándo, de qué posición y hacia dónde, y contar por partes cada semana en lugar de una vez al año. Si quiere que lo revisemos en su bodega, eso es lo que hace nuestro trabajo de gestión de bodega e inventario.
La diferencia casi nunca está en un solo lugar. Estos son los puntos donde aparece con más frecuencia y cómo se nota cada uno:
| Punto | Qué pasa | Cómo se nota |
|---|---|---|
| Recepción | Se recibe contra la factura del proveedor y no contra lo que de verdad llegó. | Faltantes que «siempre estuvieron», desde el primer día. |
| Ubicación | El producto se acomoda en otra posición de la que dice el sistema. | El sistema dice que hay, pero no aparece en ninguna bodega. |
| Salidas y alisto | Se saca producto sin documento, o el documento se hace después. | Nadie sabe quién lo sacó ni para dónde fue. |
| Traslados | El producto sale de una bodega o tienda y entra a la otra días después, o nunca. | Producto «en tránsito» que no termina de llegar. |
| Producción | Se consume más material del que dice la orden y no se registra. | «Consumo más material, pero no sé dónde se me fue». |
| Averías, vencidos y devoluciones | Se apartan físicamente pero no se dan de baja. | Diferencias que crecen con el tiempo en los mismos productos. |
| Ajustes de conteo | Se ajusta la diferencia para que cuadre, sin investigar. | El mismo faltante vuelve en el siguiente conteo. |
No siempre. Si la bodega es pequeña, la maneja una sola persona y hay pocos movimientos al día, la disciplina de registrar cada salida y contar cada semana suele alcanzar, aunque sea con una hoja de Excel bien llevada.
Hace falta un sistema cuando varias personas sacan producto, hay más de una bodega o tienda, se trabaja con lote y vencimiento, o la empresa necesita saber quién sacó qué y a qué hora sin ir a buscar hoja por hoja. Ese sistema no reemplaza el ERP: registra los movimientos dentro de la bodega y le pasa al ERP lo que corresponde.
Un WMS de marca trae procesos probados, pero suele cobrar licencia por usuario y obliga a acomodar la operación al sistema. Uno a la medida se ajusta a cómo trabaja su bodega; en ese caso pida que el código, la documentación y los accesos queden a nombre de su empresa, para no depender de una sola persona.
Los productos de más valor o de más movimiento, cada semana; el resto, una vez al mes o por trimestre. Contar poco y seguido encuentra la causa; el conteo anual solo dice cuánto se perdió.
Sí. El ERP sigue siendo el registro contable; lo que se agrega es el registro de cada movimiento dentro de la bodega (quién, cuándo, de qué posición), que se conecta al ERP en lugar de reemplazarlo.
Sí. Si cada movimiento se registra con el lote, se puede saber qué lote salió, a dónde fue y cuál vence primero, y ubicar un lote completo si hay que retirarlo.
Cuéntenos cómo se mueve el producto en su bodega. En la primera llamada le decimos dónde vemos el descuadre más probable, sin costo.