Una cadena de retail con operación en varios países de Centroamérica tenía que evaluar a 13 personas de mando medio para decisiones de carrera. Con eso en juego, un error en un reporte no era aceptable. Acá contamos qué construimos, cuánto tardamos y qué resultados dio.
Gestión Humana combinaba pruebas psicométricas, el desempeño de los últimos tres años, una evaluación presencial y el 360°. Ninguna de esas piezas decidía sola, pero un dato malo en cualquiera de ellas contaminaba la decisión.
Las sesiones presenciales de evaluación ya tenían fecha, así que el 360° tenía que llegar probado al primer envío. No había margen para corregir sobre la marcha.
Cada evaluado tiene jefe, pares, colaboradores, clientes internos y autoevaluación. Son cientos de asignaciones. Si alguien evalúa a quien no le tocaba, ese reporte ya no sirve.
Pares y colaboradores tienen que poder responder sin quedar expuestos. El jefe se reporta aparte y no es anónimo. Preferimos que esas reglas las aplique el sistema, porque quien arma el reporte a mano se puede equivocar.
Participantes en tres países, todos con correo corporativo y filtros de seguridad que no controlábamos.
El instrumento lo diseñó una consultora de talento con la que trabajamos. Nosotros hicimos la plataforma (el 360° y una prueba de pensamiento crítico, cada persona con su link), mandamos los envíos y generamos los reportes.
Seis dimensiones de ocho ítems y 16 subcompetencias. Escala de 1 a 5 más «No lo he observado», que no entra al promedio (contarlo como cero castigaría al evaluado). Cada evaluador marca las tres conductas más críticas para el puesto y responde tres preguntas abiertas: qué seguir, qué empezar y qué dejar de hacer.
Treinta preguntas sobre un caso de negocio de cinco documentos, 40 minutos con avisos a los 10 y a los 3 minutos, y calificación automática contra la clave al cerrar. El reporte muestra el puntaje junto a lo que sacaría alguien contestando al azar (8 de 30).
La relación con el evaluado define qué ítems aparecen. Un cliente interno responde 38 de 48, porque no observa cómo la persona dirige o desarrolla a su equipo. El orden de los ítems es aleatorio entre dimensiones pero fijo para todo el ciclo, con una clave para calificarlo.
Cada participante tiene un portal con todo lo que le toca: su autoevaluación, los 360° donde participa como jefe, par o colaborador, y la prueba de capacidad, con estado y fecha límite. Cada respuesta se guarda al marcarla, así que se puede salir y volver otro día.
Envíos por tanda y por país, con aprobación previa. Cada persona tiene 7 días contados desde que le llega la invitación. Hasta cuatro recordatorios automáticos y una vista de solo lectura para que el equipo de Gestión Humana siga el avance.
El reporte no se emite si falta la autoevaluación, el jefe, un mínimo de seis observadores o el 70% de respuesta. Un grupo se muestra aparte solo con tres respuestas o más. Incluye brecha de autopercepción, índice de consenso, puntos ciegos y un plan de desarrollo de máximo tres focos.
Sacados de la base de datos del ciclo. Dejamos fuera todo lo que identifique al cliente.
| Qué | Valor | Detalle |
|---|---|---|
| Personas evaluadas | 13 | Mandos medios de tres países |
| Participantes con link en el ciclo | 82 | En tres países, en dos tandas de envío |
| Evaluadores por persona | hasta 15 | 1 auto, 1–2 jefes, 3–5 pares, 3–5 colaboradores, 2–4 clientes internos |
| De los requisitos a producción | 9 días | Instrumento recibido el día 0, 360° en producción el día 9 |
| De los requisitos a la primera prueba en vivo | 13 días | Prueba de pensamiento crítico abierta a participantes |
| Pruebas automatizadas en el código | más de 250 | Cálculo, reglas de validez, plazos y envíos |
| Frecuencia de respaldo durante el campo | cada 30 min | Probamos restaurarlo completo en una base vacía |
| Tasa de respuesta | 99,3% | 136 de 137 evaluaciones completas. El mínimo para emitir un reporte era 70% |
| Reportes emitidos | 13 de 13 | Todos con suficientes respuestas para ser válidos. 7 se podían descargar antes de que cerrara la última tanda |
| Errores de asignación | 0 | Nadie evaluó a quien no le tocaba |
| De la última respuesta al último reporte | el mismo día | Unas 5 horas |
| Respuestas individuales registradas | 6.257 | Cada una guardada al marcarla |
El día 0 es cuando recibimos el instrumento terminado.
Gestión Humana tiene una página con el avance de cada evaluado y baja cada reporte apenas está listo, sin pedírnoslo. Cuando necesitaron la lista de pendientes en Excel para llamar a la gente, la tuvieron esa misma tarde.
Los filtros corporativos a veces retienen correos. Por eso las invitaciones van con copia a Gestión Humana y, si alguien no la recibe, le mandamos su link directo. Cada persona tiene 7 días desde que le llega, aunque su país salga en otra tanda.
El reporte solo se emite si tiene la autoevaluación, al jefe y suficientes observadores. Si un evaluado pregunta de dónde sale un dato, hay respuesta, y los comentarios de pares y colaboradores nunca quedan expuestos.
Cada respuesta se guarda al marcarla y la base completa se respalda cada 30 minutos. Para el cliente eso significa no tener que pedirle a nadie que repita una evaluación.
Revisamos cómo hacen hoy la evaluación de desempeño o de potencial y le decimos si vale la pena pasarla a una plataforma.